KH-CN&HTQT

1. Quy trình, thủ tục đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại Trường 

1.1. Tiếp nhận thông tin
Đơn vị chịu trách nhiệm: Phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế
Thông tin về các hoạt động đối ngoại cần bao gồm các nội dung:
- Thư mời
- Tờ trình về việc đón khách nước ngoài
- Thông tin về khách nước ngoài:
+ Tên tổ chức, đơn vị đến làm việc
+ Giới thiệu sơ lược về tổ chức, đơn vị đó, quá trình hợp tác với Việt Nam (nếu có)
+ Danh sách khách (họ tên, chức vụ, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, quốc tịch, visa…)
- Mục đích, nội dung.
- Thời gian.
- Địa điểm.
- Yêu cầu hoặc chương trình làm việc dự kiến của khách.
- Đề xuất: sự cần thiết của cuộc gặp, đề xuất Đơn vị chức năng liên quan cùng tiếp, đơn vị cung cấp thông tin, tài liệu cho Ban Giám hiệu về các vấn đề chuyên môn

1.2. Xây dựng chương trình chi tiết
Đơn vị chịu trách nhiệm: Phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế/ Các đơn vị
- Xây dựng chương trình hoạt động chi tiết dựa theo các nội dung đã được cung cấp, cần nêu rõ:
+ Mục đích của toàn bộ hoạt động.
+ Chương trình chi tiết: kịch bản từng sự kiện (đón tiễn, hội đàm, tiếp xã giao, chiêu đãi, ký kết, thăm viếng), xác định thành phần tham gia phía Việt Nam, thời gian, địa điểm cụ thể cho từng sự kiện. Kịch bản có thể ghi ngắn gọn  ngay trong chương trình hoặc tách ra từng phần nếu là đoàn cao cấp hoặc đoàn đặc biệt.
+ Thành phần tham gia thực hiện chương trình.
+ Các vấn đề hậu cần (ăn ở, phương tiện đi lại, quà tặng…).
+ Nguồn kinh phí cho hoạt động.
+ Phân công nhiệm vụ từng đơn vị

1.3. Xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu: Phòng KHCN-HTQT

1.4. Triển khai thực hiện
Đơn vị chịu trách nhiệm: Phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế/ Các đơn vị
+ Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu, lãnh đạo các đơn vị phân công các chuyên viên/ cán bộ của đơn vị thực hiện các phần việc theo chức năng của từng bộ phận.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan giải quyết các công việc theo chương trình đã được phê duyệt.
+ Cập nhật các thông tin cần thiết về khách quốc tế để báo cáo BGH và các Ban, Ngành theo yêu cầu.
+ Phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất đón tiếp đoàn và phục vụ buổi làm việc (như xe ô tô, chỗ ăn ở...)
+ Ghi biên bản làm việc, báo cáo kết quả.
+ Sau khi kết thúc ký kết, tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đón tiếp và tiễn khách được lưu giữ theo quy định.
1.5. Báo cáo kết quả
Đơn vị chịu trách nhiệm: các đơn vị

2. Quy trình, thủ tục đoàn ra
2.1. Chuẩn bị hồ sơ 
- Thư mời của phía nước ngoài kèm theo bản dịch có công chứng hoặc xác nhận dịch thuật của Phòng KHCN&HTQT Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu (nếu can bộ đi nước ngoài được đối tác mời hoặc tự xin đi)
- Đơn xin đi công tác nước ngoài của cá nhân
- Công văn đề nghị của lãnh đạo các đơn vị
- Chương trình làm việc dự kiến, danh sách thành viên đoàn (nếu đoàn có nhiều người)
- Xác nhận về tài chính của tổ chức, cá nhân tài trợ chuyến đi (nếu kinh phí do tổ chức, cá nhân tài trợ)
- Các văn bản khác (nếu có)
- Văn bản đề nghị của Hiệu trưởng (Đối với đoàn công tác trong thời gian từ 90 ngày trở lên)

2. Kết thúc, lưu hồ sơ sau khi kết thúc chuyến công tác, học tập ở nước ngoài về nước
- Báo cáo kết quả, sản phẩm thu được từ chuyến đi công tác, học tập ở nước ngoài, báo cáo phải được nộp chậm nhất là 10 ngày sau khi hết hạn, trở về nước.
- Trường hợp cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay hoặc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị phải nộp các sản phẩm:

+ Tư liệu hình ảnh (băng video, ảnh chụp) về kiến trúc, cảnh quan nơi đến công tác ;
+ Báo cáo khoc học/ luận văn tốt nghiệp (nếu có), bài giảng, tài liệu, ấn phẩm thuộc nội dung chuyến công tác;
+ Báo cáo kinh nghiệm, thế mạnh về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý của trường/ tổ chức tiếp nhận.